Bewertung:

Im Jahr 2020 haben wir in einem ersten Schritt die Applikationen Dokumentenmanagement 3.0, den Process Visualizer Pro und das Organisationshandbuch in unserer Organisation eingeführt. Die Datenverknüpfung mit unseren bestehenden Systemen wie dem Intranet und der Organisationsdatenbank funktionierte dank der Expertise von IPRO reibungslos. Die Schulung erfolgte ebenfalls durch die IPRO, und sie war in dieser Zeit auch verlässlicher Ansprechpartner bei jeglichen Fragen zur Umstellung vom alten auf das neue System.

Im Laufe der Zeit wurden die Anwendungen an die spezifischen Bedürfnisse der Caritas angepasst. So konnten wir beispielsweise eine individuelle Einstiegsseite in die QM-Suite konfigurieren, die unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine noch effizientere Navigation ermöglicht.

In einem zweiten Schritt folgte die Implementierung des ipro Maßnahmenmanagements. Auch hier wurden Anpassungen vorgenommen, um den spezifischen Anforderungen unserer Organisation gerecht zu werden. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Berichte aus Protokollen aus Qualitätsworkshops direkt als Excel- oder PDF-Datei zu generieren inklusive der Maßnahmen aus diesen Workshops, die zusätzlich über Maßnahmenmanagement verwaltet werden können.  Beides eine enorme Erleichterung für unser Qualitätsmanagement.

Im Jahr 2024 wurde die Applikation Dokumentenmanagement 3.0 durch den neuen ipro Dokumentenmanager Pro inklusive der vollständigen Migration aller vorhandenen Dokumente ersetzt. Die Umstellung erfolgte nahtlos und rasch, immer vorab getestet in einem Testsystem. Zusätzliche Features wie die Wiedervorlage von Dokumenten, um sie aktuell zu halten oder Lesebestätigungen von einzelnen oder Mitarbeitergruppen vorzunehmen, stellt eine Weiterentwicklung bestehender Prozesse für die Caritas dar.

Für die Weiterentwicklung der QM-Suite wünschen wir uns vom fleißigen und kompetenten IPRO-Team ein paar Design-Updates, um im Process Visualizer Pro Prozesse und Organigramme optisch ansprechend gestalten zu können. Mit der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der QM-Suite sind wir jedoch sehr zufrieden. Sie unterstützt uns optimal bei unseren täglichen Aufgaben und hat mehrere Prozesse erheblich verbessert.

Bewertung:

Das Klinikum Rosenheim hat seit über 14 Jahren Intrexx im Einsatz und nutzt dieses System seit 2009 mit der Gründung des Klinikverbundes RoMed an allen vier Standorten. Für die Dokumentenverwaltung haben wir zusammen mit ipro Consulting in nur knapp eineinhalb Jahren eine Struktur im Intranet aufgebaut. Über 2.200 Beschäftigte aus allen Berufsgruppen können täglich schnell und sicher darauf zugreifen. Redakteurinnen und Redakteure aus verschiedenen Berufsgruppen haben Schreibrechte und können gezielt Aktualisierungen vornehmen. Die Prozessvisualisierung für das gesamte Dokumenten- und Prozessmanagement ist derzeit in der Startphase. Unser Intranet läuft als eigenständige Plattform, unabhängig von anderen IT-Systemen im RoMed Klinikverbund. Der Einsatz weiterer Qualitätsmanagement-Applikationen von ipro Consulting wird geprüft.

Bewertung:

Für die Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e. V. mit ihren 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchten wir eine Softwarelösung, welche in ein gesamtes Mitarbeiterportal eingebunden ist. Die Software Intrexx war die einzige, welche unseren Anforderungen nach einer EDV-Plattform zur internen Kommunikation, Wissensmanagement und Qualitätsmanagement mit der QM-Suite gewachsen war. Unsere Erwartung an das Arbeiten mit dem Portal und seinen Möglichkeiten und Verlinkungen wurde völlig erfüllt. Die Anwendung des Dokumentenmanagement ist für uns ein wertvoller Gewinn. Vor allem dadurch, weil im Portal nun alle Einrichtungen in einen System beheimatet sind. Aber auch den Zugewinn in der internen Kommunikation wollen wir nicht mehr missen, da nun wichtige Informationen für alle Mitarbeiter einfacher zu finden sind. Speziell für uns wurde von ipro die App Maßnahmenmanagement umgesetzt. Um die Nutzung und die Akzeptanz weiter zu erhöhen, werden wir weitere Apps implementieren, die die QM Suite und das gesamte Portal sinnvoll ergänzen.

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