Ihre Dokumentenverwaltung neu definiert!
Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Unternehmensdokumente
Der ipro Dokumentenmanager Pro ist eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihnen hilft, die Redaktion, Freigabe und Verwaltung Ihrer Dokumente zu vereinfachen. Mit individuell konfigurierbaren Prüf- und Freigabeverfahren steuern und veröffentlichen Sie Ihre Unternehmensdokumente effizient. Alle Dokumente werden zentral gesammelt und unternehmensweit verfügbar gemacht, während ein integriertes Benutzermanagement regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.
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Maximale Produktivität dank smarter Dokumentenverwaltung
Ihre Vorteile mit dem ipro Dokumentenmanager Pro
Zentrale Dokumentenverwaltung:
Automatisierte Workflows:
Integrierte PDF-Generierung:
Wandeln Sie Office-Dokumente wie Word, Excel oder PowerPoint auf Wunsch direkt in PDFs um und fügen Sie automatisch Platzhalter wie Datum, Dokumenten-ID, Prüfer und Freigeber ein.
Revisionssichere Archivierung:
Mobiler Zugriff:
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Vielseitig einsetzbar – für jede Branche die passende Lösung.
Der ipro Dokumentenmanager Pro ist ideal für Unternehmen, die:
Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren möchten
Komplexe Freigabeprozesse effizienter gestalten wollen
Strenge Compliance- und Datenschutzanforderungen erfüllen müssen
DocuWare
In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt sind papierbasierte Prozesse nicht nur ineffizient, sondern auch risikobehaftet. DocuWare bietet Unternehmen eine zentrale Plattform, um Dokumente sicher zu archivieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und standortunabhängig darauf zuzugreifen. Dadurch werden interne Prozesse deutlich beschleunigt, die Zusammenarbeit vereinfacht und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt. Ob im Homeoffice, im Büro oder unterwegs – mit DocuWare sind Ihre Dokumente jederzeit verfügbar und geschützt. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie SAP oder DATEV macht den Umstieg besonders einfach. Wer moderne Dokumentenverwaltung will, kommt an DocuWare nicht vorbei.
Was unterscheidet den Dokumentenmanager Pro von DocuWare?
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Einfaches Dokumentenmanagement
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Volltextsuche:
Durchsuchen Sie nicht nur Dokumentennamen, sondern auch den gesamten Textinhalt Ihrer Dateien für ein schnelles Auffinden relevanter Informationen.
E-Mail-Erinnerungen:
Mitgeltende Dokumente:
Benutzermanagement:
Steuern Sie gezielt die Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente durch ein integriertes Rechteverwaltungssystem.
Anpassungsfähigkeit:
Vorschaufunktion:
Dokumenten-Lebenslauf:
Statistikfunktionen:
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Ihre Vorteile auf einen Blick
Warum ipro Consulting?
Erfahrung und Kompetenz
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir praxiserprobte Lösungen für Ihr Unternehmen.
Kundenspezifische Anpassungen
Wir passen unsere Software flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen an und unterstützen Sie bei der Implementierung und Schulung.
Modulare Lösungen
Unsere Softwarelösungen sind modular aufgebaut und schnell auf Ihre individuelle Situation anpassbar sowie erweiterbar.
Umfassender Support
Von der Beratung über die Implementierung bis zur Schulung stehen wir Ihnen als zuverlässiger Partner zur Seite.
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Sie sind sich unsicher, ob unsere Lösungen Ihren Anforderungen entsprechen?
Ich berate Sie gerne persönlich
Frank Dreher (Vertriebsleitung)
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Die Antworten auf Ihre Fragen
Der Unterschied zwischen Dokumentenmanager Pro und DocuWare
Warum führen Unternehmen den Dokumentenmanager Pro ein?
Ein strukturiertes Qualitätsmanagement erfordert eine lückenlose Lenkung von Vorgabedokumenten wie Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Handbüchern. Der Dokumentenmanager Pro wurde speziell entwickelt, um Unternehmen bei der Einhaltung relevanter ISO-Normen zu unterstützen – insbesondere der ISO 9001:2015, die klare Anforderungen an dokumentierte Informationen stellt.
Gemäß Kapitel 7.5 „Dokumentierte Information“ der ISO 9001:2015 müssen Dokumente:
- Gelenkt werden – mit festgelegten Prozessen zur Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Aktualisierung.
- Aktuell und verfügbar sein, sodass Mitarbeitende stets mit der neuesten Version arbeiten.
- Geschützt werden, um unbefugte Änderungen und Datenverlust zu vermeiden.
- Eindeutig identifizierbar sein, beispielsweise durch Versionsnummern und Änderungsverläufe.
- Geprüft und freigegeben werden, bevor sie in Kraft treten.
Der Dokumentenmanager Pro erfüllt all diese Anforderungen und bietet Ihnen eine effiziente, normkonforme Dokumentenlenkung – einfach, sicher und revisionssicher.
Warum führen Unternehmen DocuWare ein?
In vielen Unternehmen wachsen die Anforderungen an eine schnelle, sichere und digitale Dokumentenverwaltung. Papierbasierte Ablagen und manuelle Prozesse führen oft zu ineffizienten Workflows, langen Suchzeiten und Sicherheitsrisiken. DocuWare bietet eine moderne Lösung, um Dokumente zentral zu speichern, automatisiert zu verarbeiten und standortunabhängig bereitzustellen. Dadurch steigern Unternehmen ihre Produktivität, verbessern die Zusammenarbeit und erfüllen wichtige Compliance-Vorgaben.
Die Hauptgründe für die Einführung von DocuWare sind hierbei:
- Zentrale und sichere Dokumentenverwaltung
DocuWare ermöglicht die digitale Archivierung aller Unternehmensdokumente an einem zentralen Ort. Dadurch entfällt die aufwendige Suche nach Papierdokumenten, und wichtige Unterlagen sind jederzeit schnell auffindbar.
- Automatisierte Workflows und höhere Effizienz
Mit DocuWare lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren, z. B. Rechnungsfreigaben, Vertragsverwaltung oder Genehmigungsprozesse. Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und erhöht die Produktivität.
- Verbesserte Zusammenarbeit und ortsunabhängiger Zugriff
Durch die Cloud-Technologie können Teams von überall aus auf Dokumente zugreifen. Das erleichtert dezentrales Arbeiten und verbessert die Zusammenarbeit, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Homeoffice-Mitarbeitenden.
- Einhaltung von Compliance-Anforderungen
DocuWare bietet Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrollen und revisionssichere Archivierung, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen (z. B. GoBD, DSGVO) zu erfüllen.
- Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme
Das System lässt sich problemlos in ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV integrieren. Dadurch bleibt die bestehende IT-Infrastruktur erhalten und wird um eine leistungsfähige Dokumentenverwaltungslösung ergänzt.
Was unterscheidet den Dokumentenmanager Pro von DocuWare?
Während DocuWare auf die Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten ausgelegt ist, konzentriert sich ein Dokumentenlenkungssystem wie der Dokumentenmanager Pro speziell auf die ISO-konforme Steuerung und Freigabe von Vorgabedokumenten (z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Handbücher).
DocuWare eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren und automatisieren möchten.
Der Dokumentenmanager Pro hingegen ist ideal für Firmen, die eine strukturierte, normgerechte Lenkung von Dokumenten benötigen, z. B. für ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001.
Je nach Bedarf kann es sinnvoll sein, beide Systeme zu kombinieren, um eine ganzheitliche Dokumentenstrategie zu schaffen.
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