ipro Dokumentenmanager Pro
Mit dem ipro Dokumentenmanager Pro in der neuen Version 24.1. vereinfachen Sie die Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten. Damit lenken und veröffentlichen Sie die einzelnen Unternehmens-Dokumente nach einem von Ihnen festgelegten Prüfungs- und Freigabeverfahren.
Alle Dokumente werden zentral gesammelt und somit unternehmensweit verfügbar gemacht. Ein Benutzermanagement (Rechteverwaltung) regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Eine Archivierung rundet den Leistungsumfang dieser beliebten Applikation ab.
Die Applikation wandelt Office-Dokumente aus Word, Excel, Powerpoint oder Open-Office-Dokumente auf Wunsch direkt in PDFs um. Wenn Sie eine aktualisierte Version eines Dokuments freigeben, brauchen Sie sich um die Sicherung der vorigen keine Sorgen zu machen. Der ipro Dokumentenmanager Pro archiviert alle vorherigen Dokumentenstände. Zudem können Dokumente im Portal auch für weitere Applikationen und Prozesse genutzt werden, da es als integriertes System konzipiert ist.
Die Applikation ist responsiv, so dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit kleineren Bildschirmen verwendbar ist. Mobiler Zugriff ist so über Smartphones und Tablets aller Hersteller möglich.
Lassen Sie sich den Dokumentenmanager Pro kostenlos und unverbindlich in unserem Online-Seminar (45 min) vorführen.
Übersichtsseite des Online-Benutzerhandbuchs
Übersichtsseite des Online-Benutzerhandbuchs englisch
Kosten
Die detaillierte Preisliste können Sie hier anfordern. Die App ist auch eine von 7 Applikationen der ipro QM Suite und beim Kauf der Suite im Kaufpreis bereits enthalten.
Voraussetzungen für die Inbetriebnahme
Intrexx-Portalsoftware
Neue Funktionen
- Design: Komplett überarbeitetes Design und Navigation zur vereinfachten Nutzung der Applikation
- Dokumenteneigene Workflows: Am Dokument kann für die Prüfung/Freigabe ein eigener Workflow komplett frei oder mit einem bestehenden Workflow als Vorlage konfiguriert werden.
- Lesebestätigungen: Für ein Dokument kann von Benutzern oder Benutzergruppen angefordert werden, das Lesen des Dokuments zu bestätigen. Die Lesebestätigungen können eingesehen werden.
- Historie: Änderungen an den Metadaten des Dokuments werden in einer Historie aufgezeichnet.
- Verlinkung von Dokumentenordnern: Es können Links erstellt werden, mit denen die Dokumentenübersicht auf einen Ordner vorgefiltert werden kann.
Weitere Funktionen im Überblick
- Zentrale Pflege, Verwaltung, Freigabe und Verteilung von unternehmensrelevanten Dokumenten
- Volltextsuche: nicht nur nach Dokumentennamen, sondern auch nach Wörtern im Text der Datei
- Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse (Workflows)
- PDF-Generierung mit automatischem Einfügen von Platzhaltern (Datum, Dok.-ID, Prüfer, Freigeber etc.)
- E-Mail-Erinnerung zur Wiedervorlage von Dokumenten
- Sichere Archivierung von Dokumenten
- Zuordnung von mitgeltenden Dokumenten, die stets in aktueller Version angezeigt werden
- Umfangreiche Einsicht in den jeweiligen Bearbeitungs- und Freigabestatus der einzelnen Dokumente
- Gezielte Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente durch das integrierte Benutzermanagement
- Flexibel an Kundenwünsche anpassbar (Masken, Prozessabläufe etc.)
- Mobiler Zugriff über Smartphones und Tablets aller Hersteller.
- Vorschaufunktion für alle gängigen Formate wie z.B. PDF, Word, Excel, Video, Bilder…
- Dokumenten-Lebenslauf, mit Infos zu Änderungen, Änderungsdatum, Freigaben, Berechtigungen, Versionierungen…
- Statistik mit grafischer Anzeige z.B. Top Ten, Flop Ten, jeweils mit Filter nach Bereich, Typen, Datum…
- Vergleichsdatei mit Anzeige, welche Änderungen von Version x zu Version y gemacht wurden.
Mehr Details
Mit dem ipro Dokumentenmanager Pro erhalten Sie Funktionen, die Ihre Dokumentenorganisation erleichtern und Zeit und Geld sparen. Die Software ist eine Eigenentwicklung von ipro Consulting GmbH nach Intrexx-Richtlinien und vom Intrexx-Hersteller Intrexx GmbH zertifiziert. ipro kann die Applikation jederzeit an Kundenanforderungen anpassen.
Die Software ist in Absprache mit dem Intrexx-Hersteller Intrexx GmbH entwickelt worden und kann durch einfaches Einlesen eines Datencontainers in das Installationsverzeichnis eines Intrexx-Servers installiert werden, auf Wunsch auch remote von ipro.
Die Informationen dieser Seite als PDF-Dokument
Eine ausführliche Broschüre können Sie über unser Kontaktformular anfordern.
Die Features im Einzelnen
Aufgaben: Der Anwender kann hier sehr übersichtlich sehen, welche Dokumente noch zu prüfen und/oder freizugeben sind. Diese können nach Bereich und Dokumententyp gefiltert werden.
Eigenschaften: Zu jedem Dokument werden die Metadaten im Detail angezeigt. Beispielsweise zum Bereich, Gültigkeitsdatum, Redakteur, Wiedervorlage, Status…
Übersichtsseite: Jeder User sieht hier gefiltert nach seiner Berechtigung seine neusten Dokumente, geänderte Dokumente, seine eigenen Favoriten, zu prüfende und freizugebende Dokumente.
Verwaltung: Hier können sowohl eigene Dokumententypen und Unternehmensbereiche angelegt werden. Für die Dokumententypen kann separat bestimmt werden, ob eine Sofortfreigabe, Redaktionsauswahl und PDF-Generierung möglich sein soll.
Kostenloses Online-Seminar zum Dokumentenmanager Pro
Das Online-Seminar richtet sich an alle Interessierte, die ihre Dokumente schneller auffinden und verwalten möchten und zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente prüfen und freigeben können.
Zum Anmeldeformular für das kostenlose Online-Seminar zum Dokumentenmanager Pro
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