Intrexx Dokumentenmanager Pro

Mit dem Intrexx Dokumentenmanager Pro vereinfachen Sie die Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten. Damit lenken und veröffentlichen Sie die einzelnen Unternehmens-Dokumente nach einem von Ihnen festgelegten Prüfungs- und Freigabeverfahren.

Alle Dokumente werden zentral gesammelt und somit unternehmensweit verfügbar gemacht. Ein Benutzermanagement (Rechteverwaltung) regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Eine Archivierung rundet den Leistungsumfang dieser beliebten Applikation ab.

Die Applikation wandelt Office-Dokumente aus Word, Excel, Powerpoint oder Open-Office-Dokumente auf Wunsch direkt in PDFs um. Wenn Sie eine aktualisierte Version eines Dokuments freigeben, brauchen Sie sich um die Sicherung der vorigen keine Sorgen zu machen. Der Intrexx Dokumentenmanager Pro archiviert alle vorherigen Dokumentenstände. Zudem können Dokumente im Portal auch für weitere Applikationen und Prozesse genutzt werden, da es als integriertes System konzipiert ist.

Die Applikation ist responsiv, so dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit kleineren Bildschirmen verwendbar ist. Mobiler Zugriff ist so über Smartphones und Tablets aller Hersteller möglich.

Lassen Sie sich den Dokumentenmanager Pro kostenlos und unverbindlich in unserem Online-Seminar (45 min) vorführen.

Übersichtsseite des Online-Benutzerhandbuchs 

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Neue Funktionen seit Oktober 2020

Seit Oktober 2020 gibt es die neue Version Dokumentenmanager Pro 2.5 (für Intrexx ab 19.03) mit neuen Funktionen: 

  • Vorschaufunktion für alle gängigen Formate wie z.B. PDF, Word, Excel, Video, Bilder…
  • Dokumenten-Lebenslauf, mit Infos zu Änderungen, Änderungsdatum, Freigaben, Berechtigungen, Versionierungen…
  • Statistik mit grafischer Anzeige z.B. Top Ten, Flop Ten, jeweils mit Filter nach Bereich, Typen, Datum…
  • Vergleichsdatei mit Anzeige, welche Änderungen von Version x zu Version y gemacht wurden.

Weitere Funktionen im Überblick

  1. Zentrale Pflege, Verwaltung, Freigabe und Verteilung von unternehmensrelevanten Dokumenten
  2. Volltextsuche: nicht nur nach Dokumentennamen, sondern auch nach Wörtern im Text der Datei
  3. Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse (Workflows)
  4. PDF-Generierung mit automatischem Einfügen von Platzhaltern (Datum, Dok.-ID, Prüfer, Freigeber etc.)
  5. E-Mail-Erinnerung zur Wiedervorlage von Dokumenten
  6. Sichere Archivierung von Dokumenten
  7. Zuordnung von mitgeltenden Dokumenten, die stets in aktueller Version angezeigt werden
  8. Umfangreiche Einsicht in den jeweiligen Bearbeitungs- und Freigabestatus der einzelnen Dokumente
  9. Gezielte Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente durch das integrierte Benutzermanagement
  10. Flexibel an Kundenwünsche anpassbar (Masken, Prozessabläufe etc.)
  11. Mobiler Zugriff über Smartphones und Tablets aller Hersteller.

Kosten

Intrexx Dokumentenmanager Pro kann als Einzelanwendung nur über ipro Consulting bezogen werden. Die App ist auch eine von 7 Applikationen der Intrexx QM Suite und beim Kauf der Suite im Kaufpreis bereits enthalten. Die detaillierte Preisliste können Sie hier anfordern.

Voraussetzungen für die Inbetriebnahme
Intrexx-Portalsoftware

 

Mehr Details

Mit dem Intrexx Dokumentenmanager Pro erhalten Sie Funktionen, die Ihre Dokumentenorganisation erleichtern und Zeit und Geld sparen. Die Software ist eine Eigenentwicklung von ipro Consulting GmbH nach Intrexx-Richtlinien und vom Intrexx-Hersteller United Planet zertifiziert. ipro kann die Applikation jederzeit an Kundenanforderungen anpassen.

Die Software ist in Absprache mit dem Intrexx-Hersteller United Planet entwickelt worden und kann durch einfaches Einlesen eines Datencontainers in das Installationsverzeichnis eines Intrexx-Servers installiert werden, auf Wunsch auch remote von ipro.

Die Informationen dieser Seite als PDF-Dokument

Eine ausführliche Broschüre finden Sie als PDF in unserem Downloadbereich.

Die Features im Einzelnen

Aufgaben: Der Anwender kann hier sehr übersichtlich sehen, welche Dokumente noch zu prüfen und/oder freizugeben sind. Diese können nach Bereich und Dokumententyp gefiltert werden.

Eigenschaften: Zu jedem Dokument werden die Metadaten im Detail angezeigt. Beispielsweise zum Bereich, Gültigkeitsdatum, Redakteur, Wiedervorlage, Status…

Übersichtsseite: Jeder User sieht hier gefiltert nach seiner Berechtigung seine neusten Dokumente, geänderte Dokumente, seine eigenen Favoriten, zu prüfende und freizugebende Dokumente.

Verwaltung: Hier können sowohl eigene Dokumententypen und Unternehmensbereiche angelegt werden. Für die Dokumententypen kann separat bestimmt werden, ob eine Sofortfreigabe, Redaktionsauswahl und PDF-Generierung möglich sein soll.

Kostenloses Online-Seminar zum Dokumentenmanager Pro

Das Online-Seminar richtet sich an alle Interessierte, die ihre Dokumente schneller auffinden und verwalten möchten und zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente prüfen und freigeben können. 

Zum Anmeldeformular für das kostenlose Online-Seminar zum Dokumentenmanager Pro
 

Formulare mit mQuest einfach digitalisieren

Ohne Programmierkenntnisse können Sie mit mQuest®, einem einfachen Baukasten der ipro-Partnerfirma Cluetec GmbH, Ihre Formulare digitalisieren und die erfassten Daten direkt online oder später offline in die Intrexx-Applikationen von ipro einspielen. 

Die Formulare werden zentral gesteuert und auf beliebig viele Endgeräte ausgerollt. Reduzieren Sie die Bearbeitungsdauer und Fehlerquote Ihrer bis dato papiergestützten Formulare und vermeiden Sie Doppelaufwand.

Klicken Sie in die Screenshots, wenn Sie ein größeres Bild sehen möchten:

 

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